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会议费用需要报销的，须办理相关手续或满足相应条件：

1、教学单位参加对专业建设、学科建设等有重大意义的学术会议的会务费，伍方会议服务都会要求报单位领导签字并注明情况后，经分管校领导审批。 

2、行政机关需符合下列全部条件： 

①主管部门召开的工作会议； 

②有正式会议通知； 

③取得合法收款票据； 

④分管领导审批。 

3、报销时，应将会议通知附于票据后。电话通知的应在出差事由中注明。

费用报销的注意事项：

1、发票各项要素要齐全，要有开具发票单位的财务专用章（或发票专用章），发票上要注明日期和内容，客户名称必须填写正确。

2、会议费发票报销时必须附带会议通知。(会议通知内容必须要有开会地点、参加人数、预算费用金额等要素)&苍产蝉辫;

3、报销单的要素：必须有时间（即年、月、日），报销的项目，金额的小计与总计及大、小写，所贴的附件（即发票）张数，经办人签名。

资料整理：伍方会议服务