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在决定召开一个会议之前一定要有详细的流程提纲，伍方会议服务这么做是为了使会议能够更好的执行下去，并且成功的举行。
以下是总结的一些要钢：
一、最最重要的一点：会场的预约
首先最需要依据会议的不同整体需求以及会议的主题等撰写出会议策划再进行定稿；接着再根据会议的级别以及预算来选择会议举办的相关地点；紧接着是根据会议的相关具体情况和流程确定会议的几个分会场，然后与会场负责人沟通，选择地点，最后要对各会场进行预约。
二、会议布置及设备
会场内部的布置要在会议召开前就安排好，并且要提前对于后勤人员做好一定的沟通，做好一切该做好的准备，会场的布置还要根据会议的主题、表达的意思来设计，要注意到每一个细节性的问题；接着要根据会议所需要用到的设备准备，并且安装到每个指定地点，在安装上后要调试，还有在会议召开前的一个小时也必须要调试并且有一定的演练过程，为确保会议的正常举行。
叁、会议必要的物料
根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。
四、与会人员的接送
根据会议举行前对与会人员的询问对其做好接送的相关准备，时间，地点，车辆座次等等。
五、与会者的餐饮
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。
六、与会者的其他时间安排
根据会议的要求，以及与会人员的一些喜好，伍方会议服务会根据不同的休闲方式制定出不一样的旅游路线提供给与会人员。
资料整理：小烩
