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当一个大型会议举行时，会议由一个全体大会和若干分会议组成，另外一些会议则包含几个全体大会和10-20个同期分会议。所以伍方会议服务作为会议策划者，在选择和布置会议室时会注意以下几种情况：
1.会议室与会议室之间要有一定的间隔距离，这样可以保证会议流畅有序，否则容易互相影响。
2.会议室的设计风格要与分会主题不冲突。
3.各会议室最好安装了固定的视听设备，这样可以减少现场安装和调试的时间和人力。
一般来说，会议需要下列视听设备：
屏幕、投影仪的位置、角度一定要设计好， 使演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风便能看见，屏幕大小取决于房间的空间。伍方会议服务认为尽量避免枝形吊灯妨碍投影的图象。
灯光亮度一般应调暗，以便屏幕上的画面清晰，但是也不能太暗，否则与会者无法记笔记。如果会议室灯光调得很暗，要考虑发言人的讲桌上应有足够的灯光；可以用聚光灯、舞台灯来突出演讲人。
音响系统基本有4个组成部分：音源、调音台、功率放大器、音箱
麦克风作为主要的音源，供选择的种类有：
微型麦克风：可以绕在脖子上或夹在衣服上。演讲人可以转头，如果线较长，演讲人还可以四处走动。手持麦克风：传统式扩音器，说话时必须距离嘴巴很近。固定桌面麦克风：固定在桌上，演讲人不能离开讲台。桌面麦克风：放在桌子上的支架上使用，一般在小组讨论、几位发言人坐下时使用。落地式麦克风：可以放在伸缩金属架子上，引线较长，演讲人可以小范围走动。漫游式麦克风：无线型手持麦克风，使用这种麦克风要注意排除干扰源。
4.如果与会者要参加多个会议，那么相临分会的会议室距离不能太远。
资料整理：旭芳
