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参展说明书是在办展机构确定了会展的有关日期，指定了会展承建商、会展代理商等相关机构之后，将会展筹备、开幕以及参展商参加会展时应注意的相关问题汇编成册，以便于参展商进行参展准备而撰写的文本文件。
参展说明书又称参展商手册，是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，不仅对参展商进行的参展筹备具有十分重要的指引作用，而且对办展机构会展的布展、展览和撤展等环节进行有效的现场管理具有很大的指导性作用，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，还能对观众起到～定的帮助作用，因而是会展活动成功举办的基础性工作。
二、参展说明书的内容
参展说明书主要包括以下几方面的内容：
(一)前言
用言简意赅的语言对参展商表示欢迎，说明参展说明书的编制原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守说明书的相关规定等。
(二)展览场地基本情况
展览场地的基本情况主要包括：详细标明展馆各种服务设施所在位置、展区和展位划分情况、展馆内部通道和出人口的展馆及展区平面图；详细标明展馆在会展举办城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置的交通图；清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆人口高度和宽度、展馆的水电供应状况等情况的展览场地基本技术数据等。
(叁)会展基本信息
包括会展名称、举办时间、举办地点、办展机构，会展指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时问，要具体列明会展的布展时间、开幕时间、对外开放时间、撤展时间等；对于办展机构，要具体列明会展的主办单位、承办单位、支持单位、协办单位和赞助单位等；另外，还要具体列明各办展机构，会展指定承建商，指定运输代理，指定旅游代理，指定接待酒店等组织的详细联系地址、联系电话、传真、联系人、网址和别-尘补颈濒。
(四)会展规则
即会展要求参展商、观众等相关组织和人员在参加展会时必须遵守的一些规章制度，其对会展现场管理和维护现场秩序十分重要，主要内容包括：会展有关证件使用和管理的规定、会展现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。
(五)展位搭建指南
展位搭建指南分别对标准展位和空地展位的搭建工作作出基本要求和说明。标准展位搭建指南需要列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等；空地展位搭建指南需要列明对参展商搭建空地展位的规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。
(六)展品运输指南
展品运输指南是对参展商将会展活动相关物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。
(七)会展旅游信息
会展旅游信息是对解决参展商、观众等与会相关人员参加会展期间的交通、吃、住、行等需要和会展前后的旅游需要等问题作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话、传真、联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。
(八)相关表格
参展商在筹展和布展过程中需要使用的表格主要包括展览表格和展位搭建表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。
叁、参展说明书的写作规范
参展说明书作为较为实用的策划文案，对会展活动的成功举办具有重要作用，因此在其编制过程中，必须遵循以下原则。
(一)实用原则
参展说明书所包含的内容必须对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者对办展机构对会展筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来会展参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。
(二)简明原则
参展说明书对各方面内容的说明和叙述在语言方面应该简洁、明了，在规划上必须准确、具体，以免在会展筹备、布展、展览和撤展等环节的具体执行中引起争议，影响办展机构对会展现场的管理。
(叁)详尽原则
参展说明书要对涉及的内容进行详细说明，以更有利于会展具体操作和管理，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等；要对提到的各项内容做到没有遗漏，如对展览场地基本情况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明，不能遗漏，否则，现场操作就会出现问题，如没有提到展馆入口的高度和宽度，就有可能使一些较大较长的物品进不了展馆。
(四)美观原则
参展说明书的编排和印刷应该美观大方、装帧考究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的版式和贰蹿闯濒颈濒蹿濒纸张在一定程度上影响着办展机构的品牌效应和社会声誉，并直接决定着会展的规模和档次。
(五)专业原则
参展说明书的遣词造句和行文方式应遵循专业规范和行业习惯，内容编排顺序要符合参展商筹展的筹备程序，以便于参展商充分了解参展说明和顺利筹备参展。
(六)国际原则
国际性会展的参展说明书的内容编排和制作要尽量做到符合国际参展商的需要，并配备外文稿件。外文稿件的参展说明书，其翻译一定要准确，因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的，如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。
参考资料：
