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会议预算是整个会议策划的核心所在，所以策划者在策划会议这块时必须考虑会议的预算。伍方会议服务认为一定要清楚会议的目的，因为这一条是制定会议预算的基础。会议策划者，要明白公司以及参会者想从会议中得到什么，并以此来安排会议目的地、会议日程以及会议花费等。
会议的目的确立之后，评价会议的需求就成了关键，例如，场地面积要求、会议日程和功能规划，以及会议放在一周的什么时间举办等。以上所有因素都会对预算产生影响。所以，伍方会议服务认为会议策划者需要熟悉会议客人，如果他们的级别较高，成本可能就会更高一些。特别的需求，例如餐饮需要，会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择，当然也会影响到成本。在收集了以上信息之后，会议策划者应当起草一个预算计划，以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史，如果有的话，就有助于降低会议相关的成本。
会议花费一般分为以下几个部分，包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、行政管理、娱乐、演讲人报酬等。在每一个种类中，预算策划应该包括3个栏目：一是预期投入，二是实际花费，三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要，重要的是要明白你关注的是会议成本的底线。”在每一个开支项目中，把与会议开支相关的内容都找出来，包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用，以及一些附加费用，例如高尔夫俱乐部的租金等。如果说会议可以带来收入，例如赞助收入，她建议制作一个收入数据表格。当然，只有在会后才能知道精确的数字，一般需要留出10%左右的预算作为不可预见开支。
资料整理：旭芳
