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必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。

二、选择合适类型的场所

选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

叁、会议类型与场所的搭配

1、举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)；

2、研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)；

3、学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)；

4、重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励；

5、对于交易会和新产物展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。

四、现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：

1、举报价方(酒店)接受和同意会议明细表中各项事宜；

2、报价房(酒店)应是侯选名单中较好的一个；

3、对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。

五、亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下几点：

1、会见能做决策的人，这样有利以后解决可能出现的交易问题；

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观，最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；

3、不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属同行。

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