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一)会前协调会：
在前往会议场地前要先和会场及主要承包商人员排定会前协调会，协调会的目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调。
一般会议筹办人与会场主要工作人员协调会，如场地工程、服务、餐饮和保安人员沟通，如果会议有应用视听设备，邀请视听工程人员一起参加，将所有主要承包商都邀请来。
二)电话、无线对讲机和呼叫器
小型会议可能不需要内部联系系统，只要利用内线电话即可，但是大型会议只靠会场或饭店电话系统可能会延误事情，因此要安装几条专线电话，有些饭店和会议中心专线电话线和设备有限。
叁)服务柜台与留言中心
每一个主办单位都了解在大会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，服务柜台与留言中心可以非常简单也可以很复杂，在这个中心提供基本资料和留言，有一人或两人以上在那里负责，可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员提供大会资料以及当地资料。
资料整理：伍方会议服务
