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在举办会议前，伍方会议服务认为策划者应该具体明确以下要点：
预计召开会议的日期、会议预计召开的周期、计划召开会议的地点、明确会议形式或会议召开程序、需要场地的大小与类型、到会人数的多少、会议预算是多少、计划选用的酒店和设施的级别、为参会者提供的房间标准的详细列表、制作会议邀请函的责任人、会议相关资料的打印负责人、确定会议的发言人（特别是重要发言人）、会议需要的视听设备的级别、需要的食品、饮料由主办方提供还是餐厅负责、酒会、招待会的次数、与会者的参会条件及优惠措施、是否为与会者安排一些特别活动等等。
做会前，要先明确会议活动中的关键节点。
1．明确会议类型
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境。明确会议类型是策划并成功召开会议的前提。
2．确定筹划及执行会议的团队
在一个公司里，从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。
3．有效沟通
在筹划一个会议时，筹划者最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，在双方的意见达成一致后，筹划者就可以做下一步的会议筹划了。
资料整理：伍方会议服务
