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在你筹划一个会议时，伍方会议服务建议你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
 

预计召开会议的日期；
会议预计召开几天；
打算在什么地方召开会议；
会议形式或程序是什么；
需要多大的场地；
以前开过这样的会议吗？结果如何；
将有多少人到会；
会议预算是多少；
与会者对费用开支很在意吗？
打算选用什么级别的酒店和设施；
打算选用最高级的房间标准是什么；
谁来制作会议邀请函；
会议需要向与会者打印相关资料吗？
会议的发言人有哪些？
会议需要什么样的视听设备；
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
与会者可以携带家属吗？
打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
有谁来承担这些活动的费用。

资料整理：伍方会议服务