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不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，伍方会议服务认为邀请包括3个程序，也是被重视的：
信息发布
从媒体上分，邀请有以下几种形式：印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告
信息发布的内容通常包括：主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用、标准等。
有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。
回执处理
对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。
回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等
回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
回执可以有多种形式，如：传真、信函、电子邮件、网路回执、电话。
需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。
确认通知
如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有：
会议的确切地点、时间、议程、签到程序、会展注意事项等。对于长时间与会交流的伍方会议服务，在此相信能够为您的服务更省心省力。
资料整理：小艳
