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(一)安排方式

对于会议住宿，最简单的方法是由与会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题：

1、遇到旺季，酒店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

2、与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3、会场租金可能较高，通常酒店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

(二)住宿程序

一旦预订的房间决定后，会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序：

1、告诉酒店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2、告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3、经由主办单位代为处理。

4、经由主办单位的住宿组人员负责。

(叁)预定会议住宿的方式

会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：

如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向酒店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向酒店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常酒店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：

住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给酒店，并告诉酒店收款方式，内容包括：

1、注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2、注明杂费由谁负责(如在酒店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3、房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

4、要求酒店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。