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会展公司要在高度竞争的信息时代求得生存和发展，首先应加快公司的信息化进程，建立全面、可靠的会展管理信息系统。会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护。以提高经济效益和效率为目的，支持公司的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。同其他的管理信息系统一样，会展管理信息系统是管理信息系统的一个分支，具有一个信息系统的数据处理能力。
会展信息管理系统全面涉及和管理会展服务公司的日常业务，可以有效地实现多部门共同应用、多展会同时管理、分类管理参展商及观众等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地对展会过程进行有效管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。会展管理信息系统的作用主要体现在以下方面。
(1)实现体制创新
会展管理信息系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。它能够帮助公司建立一种新的管理体制，能实现公司内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。
(2)智能辅助决策
会展管理信息系统有效地实现会展集团多办事处／子公司共同应用，多展会同时管理。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司，各个部门，多个展会的业务运营状况；随时了解公司的财务状况，有效控制招展进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。
(3)业务流程自动化
会展管理信息系统改变传统公司需要应用行政等手段来规定业务流程，使用技术来简化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作。根据系统预设的流程工作，整个过程都可以进行规范有效地管理，实施过程监控，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。
(4)整合公司内外资源
会展管理信息系统通过计算机网络将公司、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现会展电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合公司内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。充分利用因特网(滨苍迟别谤苍别迟)技术及信息集成技术，将服务供应链管理、客户关系管理、公司办公自动化等功能全面集成优化，以支持产物协同商务等公司经营管理模式。
(5)降低信息安全风险
一切经营活动都在会展管理信息系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。如果没有一个高度集成的信息管理系统，公司会因为人员的流动等原因，导致信息资源流失而形成安全隐患。
(6)会展过程的策划
会展管理信息系统是一个面向管理的信息系统，除了基本的数据处理功能以外，更重要的是对会展的几个过程，如前期的策划、会前的准备、会中进程和会后等过程中阶段性工作，利用策划模板给出各个阶段性信息，并允许会展的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除，成为半自动的工作模式，这种功能是会展管理人员和组织人员重要的工具。
(7)电子商务化
会展管理信息系统有很多功能可以通过因特网实现，如客户的网络注册、登记。通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。现在很多管理信息系统都移植到因特网上，通过奥别产形式构建会展管理信息系统，这种转变实际上就是电子商务化的标志。
会展公司在组织会展的过程中，需要与很多公司建立合作伙伴关系，为了充分共享资源，可以通过电子商务的外部网(贰虫迟谤补苍别迟)网络技术，将这些公司紧密地联系在一起。更好地利用和共享各个公司的资源和信息，为会展活动提供更加准确、及时、便捷的服务。
在会展期问各个阶段出现的大量信息直接关系到会展工作的顺利进行，会展管理信息系统正是在对各个阶段大量信息处理的功能需求基础上而形成的。会展管理信息系统的基本功能包括以下几个方面。
①数据处理功能。将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。
②预测功能。通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展公司的决策和经营进行预测。
③计划功能。系统合理地计划和安排会展公司各部门以及整个公司的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。
④控制功能。可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到公司预期的目的。 ‘
会展管理信息系统是利用信息化技术管理会展的各个环节，为主办方、参展商和专业观众提供信息交换和互动的平台。会展管理信息系统的应用是一项复杂的系统工程，实施的成败和效果在一般情况下并不取决于使用的硬件、软件，而主要取决于掌握现代科学管理思想、方法和先进信息技术的管理人才。对实施难度应有充分的估计，除了要制定规划、成立强有力的实施机构及制订并执行严格的管理制度外，还要加强对有关人员的培训教育，建立高素质的不同层次应用队伍，才能保证会展管理信息系统应用成功。
参考资料：
