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会议各项内容确定之后，伍方会议服务在策划会议接待时围绕会议参加人员的吃住行游乐等具体安排来做好会议接待的策划工作。
（1）准备工作。
准备工作即了解与会人员的情况，包括：①姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况。②参会目的；③与会人员抵离时间和所选择的交通工具。上述情况可通过汇总会议回执和报名表，或查阅以往会议的档案资料获得。
（2）确定迎送规格
对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人，应遵循身份相当原则安排工作人员和车辆迎送。通常迎送人与主宾身份相当，按照高规格接待来宾，体现高度重视、对外开放、扩大宣传的服务理念。迎接重要的来宾，可以献花，通常由女童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上，忌用菊花、杜鹃花、石竹花和黄色花朵。
（3）不同的客人按不同的方式迎接。
对大批客人迎接。可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅上前握手，互致问候就可以了。
（4）掌握到达和离开的时间，如有变化，应及时通知有关人员。
迎接人员通常应提前15分钟到达迎接地点，绝对不能迟到。伍方会议服务认为迎送的目的是为了让每一位与会人员都有宾至如归的感觉。
资料整理：旭芳
