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一、会议报告安排
（一）会议最终日程
伍方会议服务会在会议开始之前发给每位代表一本会议最终日程，要全面、系统和详细地将会议叁部分演讲以及其他一些专业活动介绍给会议代表，包括：每位特邀大会演讲人和分组口头演讲人的姓名、国际、工作单位，作演讲的日期和具体时间，演讲的编组序列号以及对应的会议室；每位张贴演讲人的姓名、国际、工作单位，张贴演讲的日期和具体时间，张贴演讲的编组序列以及对应的壁报板。代表凭借最终日程的指导，挑选最感兴趣的演讲聆听，并能及时找到演讲所用的会议室。
（二）会议演讲人索引提供
为方便会议代表的查询，还要提供演讲人索引，这是由于会议代表参加会议特别是参加专题会议的目的性是非常明确，他们事先要认真阅读会议的最终日程，挑出他们最感兴趣的演讲，作好计划，安排好时间顺序，届时将准时前往参加。有时一个上午就要到几个不同专题会议听取演讲。为方便会议代表能够及时准确地查阅到所感兴趣的演讲和找到相应的会议室，最终日程提供要按演讲人的姓的英文排序编制的索引。
（叁）会议室索引提供
有的大型会议同时使用十几个甚至几十个会议室，也要提供会议室的索引，为了便于迅速查找，内容只包括叁项，即会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在的楼层，并应该配上所有会场的平面分布图。
（四）日程的变动和演讲的调整
会议最终日程一经确定并且印刷完毕就不可轻易变动，各个时段的演讲也不能随意调整，否则会议代表就不能按照会议最终日程来寻找他们想要听取的演讲。但是在组织任何一个会议时，总会有一些演讲人因为各种不用的原因不能按时参加会议，特别是在突发事件发生后举办的会议，演讲人不能到会就会更多。
二、会议室和设备安排
妥善地安排会议室和有效地使用设备，是保障会议各种演讲顺利进行的物质保障。
（一）会议室安排
1.特邀大会演讲
如果会议地点只有一个大会议室，开幕式、特邀大会演讲和闭幕式也就只能安排在这里，带来的问题是参会人员较少时，会场显得空旷；参会人员较多时，会场就比较拥挤。解决的办法是，当感觉会场空旷时，可以采用教室式的方法布置会场；当感觉会场拥挤时，采用剧院式的方法布置会场。如果会议地点是会议中心，选择余地则相当大。
2.专题演讲会安排
一般的会场都可以作为专题演讲用的会议室，人数可以从几十人到几百人。专题演讲会议室的布置也比较简单，在会议室一侧的墙上悬挂屏幕。屏幕前摆放演讲时使用的设备。侧面摆放长条桌，供会议主持人使用。专题演讲会议一般不再给演讲者提供讲台。会议在进行评选专题会议时，参加各个会议的人数绝对不是平均分配的，而是会议代表根据自己的兴趣随机选择的，因而确定平行专题会议室的容量就成为摆在所有会议组织者面前的难题。会议在进行时，经常会出席的现象是有的会场人满为患，有的会场却寥寥无几。
3.张贴论文的场地安排
根据张贴论文的数量来决定是租用单独的场地还是选用会议室附近的走廊来进行论文的展示。目前在我国一般都是采用标准板张贴论文，全国统一尺寸，宽1米，高2.4米。可按会议组织者的要求搭建成不同的形状和长度。每一块展板上都要求有统一编号，届时论文作者会根据编号张贴自己的论文。
（二）会议设备安排
伍方会议服务召开的会议所需要的所有设备都必须在会议开始前安排完毕并调试合格，与会者带来的设备也要事先与会议室的申办衔接调试至可以运行为止。
资料整理：小烩
