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组织筹备一场会议，相当于进行生产和销售，必须在最前面作出一个总体的计划，而且在工作过程中要记住两个要点：第一是要体现出会议的特色；第二是要安排好会议的具体流程内容。
会议的出席者要慎重确定，不得是滥竽充数者，或者是让对方感觉到勉为其难。
一般来说，会议的出席者会包含以下人员：
一、上级领导
地方党政领导、上级主管部门的领导，大都对单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加，主要是为了表示感激之心。
二、大众传媒
在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，被称为仅次于立法、行政、司法叁权的社会&濒诲辩耻辞;第四权力&谤诲辩耻辞;。邀请它们，并主动与它们合作，将有助于它们公正地介绍本单位的成就，进而有助于加深社会对本单位的了解和认同。
叁、社会名流
根据公共关系学中的&濒诲辩耻辞;名人效应&谤诲辩耻辞;原理，社会各界的名人对于公众最有吸引力，能够请到他们，将有助于更好地提高本单位的知名度。
四、合作伙伴
在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦，是完全应该的，而且也是绝对必要的。
五、社区关系
它们是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体。例如，本单位周围的居民委吊会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位等等。
六、单位员工
员工是本单位的主人，本单位每一项成就的取得，都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。所以在组织会议时，是不容许将他们完全&濒诲辩耻辞;置之度外&谤诲辩耻辞;的。
会议礼仪的仪式规定，当要拟定一个会议的程序时候，一定会遵循以下两条原则去执行：
&苍产蝉辫;一、时间可短不可场
一般从大体上面来说，一个会议活动应该是以一个小时为极限。这是为了效果的良好来考虑的，并且也是为了体现尊重出席者以及来宾。
二、程序可少不可多
一个会议的流程越多的话会让与会人员感觉心里十分的繁重，会造成一种心理上面的负担，流程如果想对较少的话可能会给活动带来不一样的效果。
资料整理：小烩
