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会议举办过程中详细周密的策划可以将会议的风险降低至最小。然而有些事情确实是你无法控制的，像火灾、恐怖活动或示威游行；也可能一场改变风向的飓风袭击了会议举办地区，或者一夜暴雨淹没了城市街道；或者发生医疗突发事件，某个与会者需要连夜送往急救室。对于此类突如其来的变化，你有对策吗？

这就是为什么风险管理成为会议策划者不容忽视的一个问题的原因所在。酒店、会展中心等机构一般都有各自的应急措施，他们当然也更愿意与会议策划者和策划机构合作，共享措施，共担风险。不管怎样，你为此付出的努力应该是必须的。

火灾

火灾来势迅速而且凶猛。如果没有适当的灭火器械或相应的工具，火势会蔓延得很快，你和与会者的生命都将面临威胁。酒店的客房内一般都贴有火灾逃离须知。虽然与会者曾经看过多次了，但作为大会的策划者和组织机构，仍然有必要让与会者了解。在火灾中，恐慌常常是导致死亡的原因。烟雾蔓延，人们辨不清方向就会不知所措。因此，你如果花一点时间把这些注意事项打印在计划书中或作为附加材料发放到与会者手中，就会减少不少不必要的损失，哪怕能仅仅挽救一个人的生命，你所付出的努力也是值得的。

 

恐怖袭击

恐怖袭击这个字眼曾经离人们很遥远，但现在它又回来了，许多人不得不面对它，尤其是2001年以后。许多酒店和公共机构已经制定了相应的对策来处理此类事件。这些对策并非针对你、会议组织机构或举办会议的酒店或会展中心，而是因为它们有可能成为恐怖组织袭击的目标。由于情况难以预测，所以安全和风险管理的要求也随之提高。

你应该制定一些应急行动计划，并对员工进行针对性的培训，以便当紧急情况发生时，他们可以和与会者们并肩作战。你还可以和酒店员工以及执法部门合作，按照他们的指令行事。

 

自然灾害

另一种在你控制能力之外的紧急事件就是自然灾害。即使是恐怖袭击，也有谈判的可能。面对自然灾害，你只能任其摆布。飓风、暴风雨、地震、森林大火都是典型的自然灾害。你可以在一定程度上为飓风的到来做准备，但是如果你取消会议，或为了使与会者错过飓风而缩短会议时间，那么你将会遭遇财政预算的危机。当然，人的生命比金钱更重要。面对自然灾害，你无计可施。唯一能做的就是制定出一个恢复计划以及考虑如何弥补损失。在这种情况下，保险就是救生员。不要只是关注一般的商业保险，其他种类的保险也是很有用处的。

 

医疗突发事件

这些事件在任何时候、任何地点都会发生，而且常常出乎我们的预料。一个人心脏病发作时可能没有任何预兆。有些人吃了过敏的食物后，身上会突然出现皮疹并且呼吸道发生阻塞。糖尿病人有可能会陷入昏迷。这些医疗突发事件的时间、地点以及情形总是不断变化的。

会议策划者在策划会议时应该考虑到这些情形，可以和酒店医疗部门事先做好沟通，同时要熟悉会议场地附近医院及医疗机构的情况。

另外，让工作人员学会人工呼吸或心肺救助复苏方法也是一个明智之举。许多酒店和机构要求从总经理到门童在内的所有人员都要上人工呼吸和心肺救助复苏方法课程。这些课程的目的是让所有人明白，挽救生命是每个公民的职责。