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人员分工安排
伍方会议服务认为年会必须成立年会小组，有一个总负责人依据大家本身的特长来分配工作。有组织能力的人会去发动公司的员工，并将大家组织在一起排练在年会上演出的才艺，请专业的老师进行授课，为表演的人安排练习场所，联系现场的服装化妆等一切相关的工作。有人负责采购一切活动所需要的物品，有人负责与场地进行联系及协调工作，有人负责公司内部的协调工作等等。年会小组中每个人都将独立负责自己的环节部分的准备工作，并及时统一向负责人报告，确保活动的顺利进行。同时，负责人也应准备一套应急预案以确认突发情况的发生。
年会嘉宾的邀请
要有专门的负责人进行嘉宾的邀请。一般情况下，有的公司年会会邀请一些公司的重要的客户或嘉宾来参加，不仅能让客户和嘉宾感到收到重视，更能让客户了解公司的实力以及员工的素质。如果说公司费用方面，可以特别的去邀请一名到两名社会上的知名人士来到现场参与表演或是互动，让年会更加精彩。
年会节目的排演
公司的年会上都会有公司的员工参与的表演。可以请来专业的老师进行指导并协助编排节目。公司员工都不是专业演员，必须要多做整合预演。可以集中所有演出人员及主持人，在布置好的现场按照时间顺序彩排各个环节。彩排能够使演出人员熟悉舞台位置，上下台方向，现场音乐效果并了解如何和其他人员如何配合。
划分年会区域、购买物品
通常在年会开始的前一天布置，(也要考虑到工作量是否合适)。现场搭建，包括舞台区，嘉宾区(餐区)，VIP室，候场区，化妆区。有些公司为了体现出对员工的细致，还会特别准备餐前交淡区及吸烟区。
细节安排及注意事项
年会的细节安排是非常重要的。根据伍方会议服务以往的经验，会出现以下情况，比如说现场的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的节目大家来不及看了，菜上晚了，饿肚子也是不好的。每个环节与环节中的串场安排也可以看出组织的精心安排。是通过主持人的串词，还是通过视频音乐，不同的设置也会带来意思不到的效果。为了更好的让年会举办，很多公司有想要有不同的创意让年会不同以往，更加精彩，我们也会尽最大努力为公司安排好年会活动。
资料整理：旭芳
